En la recepción del Hotel Puerta de América se instaló un hospitality desk, atendido permanentemente por azafatas bilingües y personal de F2F. Allí se hacía entrega de un wellcome pack y la acreditación a los asistentes. Estos estuvieron atendidos en todo momento por un equipo de 8 azafatas, ya fuera en el hospitality desk, durante el transcurso del cocktail, la celebración de la exposición y las actividades de ocio. Por otro lado, para que todos los asistentes se interesaran por los distintos proyectos se realizó el "Helios Quiz", consistente en elaborar un cuestionario con una pregunta sobre cada proyecto y una área expositora con información sobre los mismos. Hubo premios por sorteo para aquellos que contestaban correctamente al menos 15 de las 47 preguntas. Para acabar la jornada cena de gala, el espectáculo de la compañía de danza española Carmen Cantero y la fiesta de cierre con DJ en el Centro de Arte Reina Sofia.
Diseñar y organizar un acto de reconocimiento, en Madrid capital, a aquellos equipos de la región europea del Grupo BP, cuyos proyectos hayan superado la fase regional de evaluación, previa a la final de los Premios Helios 200: hospitality, ambientaciones, espectáculos, organización,...
Realizar un acto de reconocimiento en el que los invitados se conviertan en auténticos protagonistas, se sientan reconocidos y agasajados y en el que se respiren los valores de la marca BP, también en el sentido estético. El acto debe de fomentar la gestión del conocimiento, facilitando la interacción entre los seleccionados y los invitados, para compartir experiencias
El total de proyectos presentados fue de 47, relacionados con las categorías establecidas por BP. Acudieron al hospitality desk 145 personas. Acudieron a las propuestas de ocio programadas: · E. Santiago Bernabeu: 30 personas · Reina Sofía: 6 personas · Museo del Prado: 16 personas · Ruta por la ciudad: 53 personas Un total de 160 comensales acudieron a la cena de gala, espectáculo y fin de fiesta.
